- Helse, miljø og sikkerhet har høy prioritet

- Helse, miljø og sikkerhet har høy prioritet, og det gjøres mye godt HMS-arbeid mange steder i kriminalomsorgen. Vi har imidlertid ikke vært gode nok til å sikre helhet og sammenheng i HMS-systemet og HMS-aktivitetene, noe Arbeidstilsynet dokumenterer i sine pålegg. Det sier ekspedisjonssjef Kristin Bølgen Bronebakk i Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF). Nå har hun og hovedverneombud Mette Salicath skrevet et felles brev til Arbeidstilsynet der de gir tilbakemelding på oppfølgingen av påleggene.

Det var i 2006 at Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn i 35 fengsler og friomsorgskontor i fire av kriminalomsorgens regioner. Målet var å sikre at kriminalomsorgen organiserer arbeidet slik at tilsatte ikke utsettes for helseskadelige fysiske- eller psykiske belastninger, og at det drives et systematisk HMS-arbeid med gjennomføring av forebyggende tiltak. 8. januar 2007 kom Arbeidstilsynet med tre pålegg til Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF). Dette resulterte i en bred prosess der både vernetjeneste, tillitsvalgte, de seks kriminalomsorgsregionene, KRUS og KITT ble trukket med. - En slik arbeidsmåte var etter vår vurdering helt nødvendig, forteller Kristin Bølgen Bronebakk. - Skal vi lykkes med å videreutvikle et systematisk HMS-arbeid med blant annet bedre kartlegging, risikovurderinger og avvikshåndtering, må oppfølgingen forankres bredt i kriminalomsorgen. Bred representasjon i arbeidet og en grundig oppfølgingsprosess var derfor helt nødvendig for å kunne sikre god opplæring og instruksjon i rutiner og systemer, sier hun.

I arbeidet med å følge opp Arbeidstilsynets pålegg, ble det etablert en prosjektgruppe bestående av sentralt hovedverneombud, arbeidsgiver og organisasjonene. Mandatet var todelt: Første del var å utarbeide forslag til HMS-system for hele kriminalomsorgen, og det er denne tilbakemeldingen som nå er oversendt Arbeidstilsynet. Andre del er å utarbeide en plan for hvordan HMS-systemet kan implementeres i kriminalomsorgen. Frist for tilbakemelding her er 15. april 2008.

• Påleggspunkt 1: HMS-rutiner i forbindelse med endring og omstilling
  Tilsynet viser at omstilling og endringer med innvirkning på arbeidsmiljøet er gjennomført uten at arbeidsmiljøkonsekvensene er vurdert på forhånd. Dette har bidratt til økt stressbelastning for mange ansatte. Arbeidstilsynet skriver videre at det i alle enheter oppleves å være ubalanse mellom de oppgavene som forventes utført og de ressurser som er til rådighet for å utføre oppgavene. Denne ubalansen påvirker ansattes arbeidsmiljø negativt, og flere ansatte har beskrevet en vedvarende følelse av utilstrekkelighet. Dette er en type belastning som kan føre til helseskade. Ansatte har i intervjuer også beskrevet andre psykiske og fysiske helsebelastninger som følge av forholdene.
  
  På bakgrunn av dette ba Arbeidstilsynet KSF iverksette HMS-rutiner som skal sikre at det i forkant av omstilling eller endring, foretas vurdering av arbeidsmiljøkonsekvensene (risikovurdering) og at det iverksettes hensiktsmessige tiltak. Rutinene skal være tilpasset det nivået i kriminalomsorgen der omstillingen eller endringen iverksettes, og skal sikre at negative arbeidsmiljøkonsekvenser blir formidlet til det beslutningsnivået i kriminalomsorgen som kan iverksette nødvendige tiltak. Rutinene må sikre at risikovurderingen foretas både når omstillingen eller endringen er besluttet innenfor kriminalomsorgen og når den er initiert av andre aktører.
  
  I tilbakemeldingen fra KSF og hovedverneombudet heter det at det nå er utarbeidet en HMS-rutine som skal sikre at det i forkant av omstilling eller endring, foretas vurdering av arbeidsmiljøkonsekvensene (risikovurdering) og at det iverksettes tiltak. I rutinen fastslås det at omstilling og endring i kriminalomsorgen skal bære preg av trygghet og forutsigbarhet, med stor vekt på de tilsattes medvirkning og medinnflytelse fra arbeidstakernes organisasjoner. I rutinen er det også understreket at etter endringer og omstillinger skal den ansvarlige sørge for evaluering av arbeidet.



• Påleggspunkt 2: Gjennomføring av risikovurdering, gjennomføring av tiltak og etablering av HMS-rutiner
  Tilsynet påpeker at det ikke er dokumentert at de helsemessige konsekvensene av eksisterende arbeidstidsordninger er vurdert. Det er heller ikke dokumentert at særavtalen for arbeidstid i kriminalomsorgen er vurdert ut fra reglene i den nye arbeidsmiljøloven som trådte i kraft 1. januar 2006. Arbeidstilsynet har blant annet i intervju med ledere og ansatte fått vite at flere ansatte i kriminalomsorgen har helse- og velferdsplager forbundet med skiftarbeid.
  
  På bakgrunn av dette ba Arbeidstilsynet KSF kartlegge og vurdere risiko for uhelse forbundet med arbeidstidsordningene i kriminalomsorgen. På bakgrunn av risikovurderingen skulle det også iverksettes nødvendige tiltak for å forebygge uhelse og iverksette HMS-rutiner som sikrer at de helsemessige konsekvensene av turnusordninger jevnlig vurderes.
  
  I tilbakemeldingen fra KSF og hovedverneombudet heter det at det etter pålegget er gjennomført en risikovurdering av uhelse forbundet med arbeidstidsordningene i sikkerhetstjenesten. Det ble innhentet sykefraværstall for kriminalomsorgen for å forsøke å finne årsakssammenheng mellom fravær og arbeidstidsordninger. Videre ble kriminalomsorgens forprosjektrapport ”Sykefravær i kriminalomsorgen” benyttet.
  
  En arbeidsgruppe nedsatt av KSF har også gjennomført samtaler ved ulike enheter i kriminalomsorgen for å kartlegge fordeler og ulemper med de forskjellige arbeidstidsordningene: dagtid, 2-skift, 3-skift, rene nattevakter og deltid. Tilbakemeldingene viste at skiftordninger med lange vakter og muligheter til å bytte til seg vakter kan medføre svekket sikkerhet. Det å ha turnusordning med store variabler med lange vakter og mye fritid, kan på sikt skape uhelse.



• Påleggspunkt 3: Innføre HMS-system og utøve systematisk HMS-arbeid (internkontroll)
  Tilsynet viser betydelige mangler i det systematiske HMS-arbeidet i kriminalomsorgen med hensyn til aktiviteter som kartlegging, risikovurdering og gjennomføring av tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Kriminalomsorgen kunne ikke dokumentere et system for behandling av HMS-avvik. Dokumentasjon på gjennomført HMS-aktivitet er mangelfull, og det er ikke etablert et HMS-system som sikrer at informasjon om arbeidsmiljøavvik formidles til det nivå som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Tilsynet har avdekket store mangler i det forebyggende arbeidet med flere organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som kan føre til uhelse og utstøting fra arbeidslivet. Dette omfatter forhold som endringer og omstillinger, risiko for vold, arbeidets art og arbeidstidsordninger.
  
  Arbeidstilsynet ba derfor KSF sørge for at det innføres og uttøves systematisk HMS-arbeid på alle nivåer og i alle enheter i kriminalomsorgen. HMS-systemet skal tilpasses virksomhetens art og omfatte fysiske, organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. Det systematiske HMS-arbeidet skal omfatte krav i arbeidsmiljølovgivningen. HMS-systemet skal ha kanaler og rapporteringsrutiner som sikrer informasjonsflyt både horisontalt og vertikalt i linjen i kriminalomsorgen, heter det i pålegget.
  
  I tilbakemeldingen fra KSF og hovedverneombudet heter det at HMS-systemet i første omgang er avgrenset til å omfatte arbeidsmiljøloven. Dette vil imidlertid bygges ut til å omfatte den HMS-lovgivningen som er relevant for kriminalomsorgen.
  
  HMS-systemet for kriminalomsorgen har følgende inndeling:
  • Del 1: HMS-håndbok (overordnet del)
  • Del 2: Rutinedel (sentrale rutiner og prosedyrer for HMS-arbeidet i kriminalomsorgen)
  • Del 3: Enhetshåndbok (prosedyrer og/eller arbeidsbeskrivelser for spesifikke oppgaver i enheten)
  
  Viktige elementer i arbeidet med å utvikle et helhetlig HMS-system for kriminalomsorgen har vært:
  • Utvikling av målformuleringer. Hovedmål for HMS-arbeidet er: ”Kriminalomsorgen skal fremme en god helse-, miljø- og sikkerhetskultur som omfatter alle aktivitetsområdene og som bidrar til at alle i kriminalomsorgen tar ansvar og bidrar til systematisk utvikling og forbedring av helse, miljø og sikkerhet.”
  • Forankring hos ledelsen. For å få systemet til å virke, er det avgjørende å sikre forankring av ansvaret for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet hos øverste ledelse i kriminalomsorgen og i alle ledd nedover i organisasjonen.
  • HMS-opplæring. Det er avgjørende med gode kunnskaper hos ledere og tilsatte om HMS for å få til et godt HMS-arbeid. Det vil derfor bli arbeidet med å få på plass en opplæringsplan for HMS hvor rammene for opplæringen, målgruppe og hvilket innhold opplæringen skal ha, klargjøres. Det vil også bli arbeidet videre med en rutine for opplæring av nytilsatte i kriminalomsorgens HMS-system.
  • Kartlegging og risikovurdering. Kartlegging med risikovurdering og oppfølging er viktig i forhold til forebyggende og helsefremmende arbeid. Dette handler om å ligge i forkant av hva som kan gjøres for å sikre gode forhold på arbeidsplassen. Det er utarbeidet rutiner for kartlegging og risikovurdering.
  • Avviksbehandlingssystem. Avviksbehandling skal gjennomføres ved avvik i forhold til HMS-lovgivningen med forskrifter, ved avvik i forhold til interne instrukser og prosedyrer, ved ”nesten ulykker” og i situasjoner der det oppdages forhold hvor det er en risiko for at en uønsket hendelse kan oppstå. Det er utarbeidet en rutine for avviksbehandling.
  • Overvåking, revisjon og rapportering. Systemrevisjon skal foretas av KSF ved behov, minimum hvert fjerde år for å undersøke om kriminalomsorgen har et HMS-system som er i henhold til HMS-lovgivningens krav. Revisjonen skal også fokusere på om HMS-styringssystemet er tilstrekkelig og hensiktsmessig for å nå de planlagte mål. Det er lagt opp til at HMS-revisjon skal gjennomføres årlig i alle enheter. Regionalt nivå skal tilsvarende foreta en årlig HMS-revisjon i forhold til HMS-arbeidet i enhetene i sin region. I tillegg utarbeider KSF en gang årlig en HMS-rapport basert på årsrapporteringen til Det sentrale arbeidsmiljøutvalget i kriminalomsorgen (SAK). Det er utarbeidet rutiner for revisjon, systematisk overvåkning av arbeidsmiljøet og rapportering.
  • HMS-rutiner for verneombudenes medvirkning. Det er utarbeidet en rutine som skal sikre at vernetjenesten får informasjon om og tas med på råd og vurderinger under planlegging, gjennomføring og oppfølging av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, på sentralt, regionalt og lokalt nivå i kriminalomsorgen. Rutinen skal også sikre at verneombudsmedvirkningen blir ivaretatt uavhengig av om saker som har betydning for arbeidsmiljøet behandles etter reglene i arbeidsmiljøloven eller hovedavtalen.
  • Forholdet til innsatte og forvaltningssamarbeidspartnere. De innsatte omfattes i stor grad av lover og regler innenfor HMS-området når de er i arbeid. Derfor må også HMS-systemet omfatte denne gruppen. Det vil bli arbeidet videre med problemstillinger knyttet til innsatte/domfelte. I HMS-systemet er forholdet til forvaltingssamarbeidspartnere og innleide tjenester omtalt. Det vil arbeidet videre med forslag til avtale.